Digitales Rechnungsmanagement

Rechnungsverarbeitung beschleunigen

Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an Rechnungen, sowohl in Papierform, als PDF oder als elektronisches Dokument. Optimieren Sie Ihr Rechnungsmanagement mit ELO Invoice und beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. 

Von der Rechnungseingabe bis zur Zahlungsfreigabe ermöglicht ELO Invoice einen digitalen und automatisierten Buchhaltungsprozess, der Abteilungen und Standorte miteinander verbindet. Wer mit einem ERP-System oder DATEV-Rechnungswesen arbeitet, kann ebenfalls von ELO profitieren: Drittsysteme sind einfach angebunden und nutzen die komfortable zentrale Dokumentenablage in ELO.

Warum sollten Sie Ihr Rechnungsmanagement digitalisieren?

• Beschleunigte Verarbeitungsprozesse in der Rechnungsbearbeitung.
• Eingangsrechnungen werden vollständig und durchgängig digital verarbeitet, die Daten abschließend automatisch in ein ERP-System übernommen und zentral archiviert.
• Eindeutige Zuordnung aller Belege eines Geschäftsvorfalls (Rechnung, Lieferschein, vertragliche Vereinbarungen etc.).
• Komfortabler Freigabeprozess durch Genehmigungs-Workflow für durchgängige Nachvollziehbarkeit der Abläufe.
• Revisionssichere Archivierung und Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sowie der GoBD.
• Anbindung an ein ECM-System möglich.

Wichtig: E-Rechnungsplicht ab dem 01. Januar 2025!

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist mehr als nur die Digitalisierung von Papierrechnungen. Sie wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen, wie es beispielsweise bei XRechnung oder ZUGFeRD der Fall ist. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen per E-Mail oder gescannten Papierrechnungen erfüllt die E-Rechnung die CEN-Norm EN 16931 und ermöglicht eine vollständig digitale Verarbeitung von der Erstellung bis zur Archivierung.

Die Pflicht zur E-Rechnung, eingeführt durch die Europäische Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und die Effizienz der Steuerverwaltung zu verbessern. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es wichtig, frühzeitig auf diese Veränderungen zu reagieren, um weiterhin rechtssicher und effizient zu arbeiten.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt für viele Unternehmen Herausforderungen mit sich: Bestehende Prozesse müssen überarbeitet, Mitarbeiter fortgebildet und technische Systeme erneuert werden. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die neuen Vorgaben einstellen, können von einer verbesserten Buchführung und einer effizienteren Steuerverwaltung profitieren. Mit einer passenden Lösung wie ELO Invoice wird die Implementierung der E-Rechnungspflicht vereinfacht. Bereiten Sie sich jetzt auf die E-Rechnungsplicht vor und nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung – wir unterstützen Sie dabei gerne!

Kernfunktionen von ELO Invoice:

1. Rechnungseingang: Egal, ob eingescannte Rechnung auf Papier oder digitale E-Rechnung - sammeln Sie eingehende Rechnungen zentral in der ELO Postbox.
    
2. Rechnungsprüfung: ELO Invoice erfasst die Rechnungsdaten, klassifiziert sie dank intelligentem Erfassungsassistenten und legt den Beleg anschließend im System ab.
    
3. Rechnungsfreigabe: Hier startet automatisch der Rechnungsfreigabeprozess. Bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen, bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.
    
4. Buchung: Nach der Freigabe werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System übergeben, abgeglichen und der Beleg wird als „gebucht“ gekennzeichnet.
    
5. Rechnungscontrolling: Mit dem Rechnungscockpit sind Statistiken, Auswertungen und individuelle Visualisierungen einfach möglich. Damit sind alle Rechnungen jederzeit im Blick.

Erfahren Sie mehr in unserem kostenlosen Whitepaper oder lassen Sie sich in diesem Video in nur einer Minute von ELO Invoice überzeugen. Für eine individuelle Beratung stehen Ihnen sehr gerne unsere ECM/DMS Consultants zu Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an!

Jetzt anschauen! Webinar: Die E-Rechnungspflicht kommt - So bereiten Sie sich optimal vor